Microsoft 365: Jednodušší spolupráce, efektivnější práce
Microsoft 365 propojuje komunikaci, sdílení dokumentů a týmovou spolupráci do jednoho prostředí. Seznamte se s jeho základními aplikacemi a zjistěte, jak vám mohou usnadnit každodenní práci.
PRŮVODCE PRO NOVÉ KOLEGY · MICROSOFT 365
Jeden účet. Jeden cloud. Všechno propojené.
Microsoft 365 není balík samostatných programů. Je to jedno prostředí: přihlásíte se jednou a váš e-mail, chaty, schůzky i soubory jsou ve stejném cloudu, takže každá aplikace může otevírat, sdílet a ukládat totéž.
Váš první den
1
Přihlaste se na m365.cloud.microsoft pracovním e-mailem, např. pt@petrtitera.com
2
Nastavte si aplikaci Microsoft Authenticator pro vícefaktorové přihlášení
3
Otevřete Outlook a Teams a na počítači se přihlaste do OneDrivu
Jak je to postavené: čtyři vrstvy, jeden systém
Čtěte shora dolů. Každá vrstva stojí na té pod ní.
VRSTVA 1
Kde pracujete
Stejný účet, stejné soubory a stejná schránka na každém zařízení.
Počítač s Windows 11
Plné desktopové aplikace. Soubory z OneDrivu a Teams uvidíte v Průzkumníku souborů.
Webový prohlížeč
Všechny aplikace na m365.cloud.microsoft, z jakéhokoli počítače.
Telefon a tablet
Mobilní aplikace Outlook, Teams a OneDrive se stejným přihlášením.
VRSTVA 2
Aplikace, které používáte
Každá aplikace je jiné okno do stejných dat. Otevřete soubor z Teams, Outlooku nebo OneDrivu: je to pořád tentýž soubor.
Outlook
E-mail, kalendář a kontakty. Uvidíte, kdy mají kolegové volno, a schůzku s odkazem na Teams naplánujete jedním kliknutím.
Microsoft Teams
Centrum týmové práce: chat, hovory, online schůzky a týmové prostory, kde jsou soubory a konverzace každého projektu.
Word · Excel · PowerPoint
Dokumenty, tabulky a prezentace. Na jednom souboru může pracovat více lidí najednou a vše se ukládá automaticky.
OneNote
Digitální poznámkové bloky pro zápisy ze schůzek a nápady, osobní nebo sdílené s týmem, na všech zařízeních.
Planner a To Do
Týmové nástěnky úkolů a váš osobní seznam úkolů. E-maily označené v Outlooku příznakem se tu objeví jako úkoly.
Power Automate
Bez programování automatizuje opakované kroky mezi aplikacemi, třeba ukládání příloh z e-mailů rovnou do týmové složky.
PROPOJENÍ
Kam se moje práce ukládá?
E-maily, kalendář, kontaktyvaše poštovní schránka
Vaše vlastní dokumentyváš OneDrive
Soubory poslané v chatu TeamsOneDrive odesílatele
Soubory v kanálu týmuSharePoint web daného týmu
Záznamy schůzekOneDrive organizátora (schůzky v kanálu: SharePoint)
Celofiremní dokumentyintranet na SharePointu
VRSTVA 3
Kde jsou data uložená
Všechno drží tři cloudové služby. Nic důležitého by nemělo být jen ve vašem počítači.
Poštovní schránka
Exchange Online
Obsahuje váš e-mail, kalendář a kontakty, 50 GB na osobu. Outlook v počítači, na webu i v telefonu ukazuje tuto jednu schránku.
OneDrive
Moje soubory
Vaše osobní pracovní úložiště, 1 TB. Soukromé, dokud ho nenasdílíte. Synchronizuje se do Průzkumníka souborů, takže funguje jako běžná složka.
SharePoint
Týmové a firemní soubory
Sdílené knihovny pro týmy a oddělení a také firemní intranet. Za každým týmem v Teams stojí jeho vlastní SharePoint web.
VRSTVA 4 · ZÁKLAD
Identita a ochrana
Díky tomu jde o jedno prostředí: jedna identita odemyká všechno nad ní.
Jedno přihlášení
Microsoft Entra ID
Jedno uživatelské jméno a heslo otevře všechny aplikace. Vícefaktorové ověření (MFA) potvrdí, že jste to opravdu vy.
Skupiny a oprávnění
Kdo co vidí
Členství v týmu nebo skupině určuje, které soubory, weby, kalendáře a schránky můžete otevřít.
Vestavěná ochrana
Záchranná síť
E-maily se kontrolují na spam, phishing a malware. Soubory mají historii verzí a smazané soubory lze obnovit po dobu 93 dnů.
CO TO DRŽÍ POHROMADĚ
Založte jeden tým a získáte celý pracovní prostor
Za každým týmem stojí skupina Microsoft 365. Její členové automaticky sdílejí všechno vpravo. Přidejte člověka a získá přístup všude naráz; odeberte ho a přístup všude skončí.
Jeden tým
= jeho členové
Kanály a chat
v Teams
Sdílené soubory
SharePoint web
Skupinový kalendář
a schránka v Outlooku
Nástěnka úkolů
v Planneru
Sdílený poznámkový blok
ve OneNotu
Jak to do sebe zapadá: tři běžné úkoly
Sdílení dokumentu
1
Uložte ho do OneDrivu, nebo do souborů týmu, pokud patří týmu.
2
Klikněte na Sdílet a pošlete odkaz v Teams nebo Outlooku, ne přílohu.
3
Kolegové otevírají a upravují tentýž soubor, klidně současně.
4
Historie verzí uchová každou změnu, nic se neztratí.
Vedení schůzky
1
Naplánujte ji v kalendáři Outlooku a zapněte schůzku v Teams.
2
Automaticky se objeví v kalendářích Outlooku i Teams všech účastníků.
3
Připojte se z počítače, prohlížeče nebo telefonu a sdílejte soubor z OneDrivu živě.
4
Chat, sdílené soubory i záznam zůstanou u schůzky.
Automatizace rutiny
1
Spouštěč: do Outlooku přijde e-mail s fakturou v příloze.
2
Power Automate uloží přílohu do složky Finance na SharePointu.
3
Do kanálu týmu v Teams pošle zprávu s odkazem na soubor.
4
Žádné ruční kopírování a platí stejné přihlášení a oprávnění.
Šest zlatých pravidel
Potřebujete pomoc? Petr Titěra · pt@petrtitera.com · +420 777 039 046
Ukládejte do cloudu
Pracovní soubory patří do OneDrivu nebo do týmu, nikdy jen na plochu nebo na flash disk.
Odkazy, ne přílohy
Jeden soubor, jedna verze. Všichni pracují na originálu, ne na kopiích.
Moje vs. naše
Osobní rozpracované věci na OneDrive. Co potřebuje tým, patří do souborů týmu.
Nechte zapnuté MFA
Nikdy neschvalujte v Authenticatoru přihlášení, které jste sami nezahájili.
Heslo je jen vaše
Nikomu ho nesdělujte. IT o něj nikdy nežádá e-mailem, chatem ani telefonem.
Nahlaste, neklikejte
Podezřelý e-mail? Použijte v Outlooku tlačítko Nahlásit a dejte vědět IT.
Poznámka: Tyto materiály slouží k základní orientaci v prostředí Microsoft 365. Vzhledem k průběžnému vývoji aplikací se mohou některé funkce, názvy a postupy časem změnit.